1) Introdução
Quando se fala em Gestão de Melhoria
Contínua, logo relacionamos o assunto ao uso de ferramentas de gestão e de
qualidade. Algumas das ferramentas a ser estudadas na cadeira de GMC no
Mestrado em Gestão Comercial da UP são:
- Lean Thinking;
- Six Sigma;
- Lean Six Sigma;
- TOC;
- QFD;
- DMAIC;
- DMADV;
- VoC;
- TPM;
- VSM;
- DBR;
- 5S;
- Kaisen.
Cada uma dessas ferramentas tem uma
finalidade específica, porém, todas tem em comum agregar valor ao negócio onde
será implementada, seja focando um produto, um processo ou a análise (interna
ou externa) do negócio.
Muitas das ferramentas de Melhoria Contínua
têm seu uso considerado como de melhores práticas no âmbito da gestão de
projetos. É nesse contexto que este post se situará: explicar a relevância das
ferramentas de GMC em outros campos, nesse caso, na seara da gestão de
projetos. Para isso, falar-se-á sobre O PMI e o PMBOK, que são as referências
desta área de conhecimento.
2) O Project Management Institute – PMI e o
Project management body of Knowledge - PMBOK
O PMI - Project Management Institute
(www.pmi.org) é um órgão sem fins lucrativos com a finalidade de consolidar e
disseminar as melhores práticas de gestão de projetos em todo mundo. Conta
atualmente com 2,9 milhões de afiliados e foi criado em 1969.
O PMI consolida toda a pesquisa e evolução
da metodologia e melhores práticas de gestão de projetos por meio do guia PMBOK
– Project Management Body of Knowledge[1]. A seguir
veremos um breve histórico e a estrutura do guia PMBOK.
3) Histórico do Guia PMBOK[2]
Desde a fundação do PMI, foram lançadas 5
versões do PMBOK, sendo:
- A primeira versão em 1996;
- A segunda versão em 2000;
- A terceira versão em 2004;
- A quarta versão em 2009;
- A quinta versão e atual em 2013.
Percebe-se que aproximadamente de 4 em 4
anos o PMI recicla e atualiza o conteúdo do PMBOK, lançando uma nova versão com
as adições, subtrações e demais alterações sobre as melhores práticas em gestão
de projetos, de acordo com os inputs vindos de toda a comunidade filiada ao
PMI.
4) Estrutura do Guia PMBOK
O
Guia do PMBOK está estruturado em:
- Áreas de conhecimento;
- Grupos de processos (ou fases ou estágios) e;
- Processos, contendo entradas, ferramentas e técnicas e saídas.
As áreas de conhecimento são as competências
principais que devem ser geridas pelo gestor do início ao fim de um projeto. O
PMBOK 5 contempla 10 áreas, ao invés das 9 anteriormente elencadas pela versão
anterior do PMBOK. A nova área é a gestão dos stakeholders ou envolvidos do
projeto. As 10 áreas são:
- Gestão de integração do projeto;
- Gestão do escopo do projeto;
- Gestão de tempo do projeto;
- Gestão de custos do projeto;
- Gestão da qualidade do projeto;
- Gestão de recursos humanos do projeto;
- Gestão das comunicações do projeto;
- Gestão de riscos do projeto;
- Gestão de aquisições do projeto e;
- Gestão de envolvidos do projeto (adicionada na 5ª Edição).
Os grupos de processos são divididos em 5
fases ou estágios, a seguir:
- Iniciação;
- Planeamento;
- Execução;
- Monitoramento e Controle e;
- Encerramento.
O PMBOK 5 ainda possui 47 processos, 5 processos
a mais do que na versão anterior. Os processos estão organizados e divididos
dentro das 5 fases ou estágios (grupos de processos) da seguinte forma:
- Iniciação (2 processos);
- Planeamento (24 processos);
- Execução (8 processos);
- Monitoramento e Controle (11 processos) e;
- Encerramento (2 processos).
Para quem quiser conhecer melhor cada um
dos processos e a estrutura do PMBOK, indico o website do Gestor de Projetos
Ricardo Vargas, que disponibiliza um ótimo fluxo de processos do PMBOK,
disponível gratuitamente para download no endereço abaixo:
5) A melhoria contínua no PMBOK.
A palavra “melhoria contínua é citada 5
vezes nas 595 páginas do PMBOK 5. A maior parte das citações é feita na área de
conhecimento Gestão da Qualidade do projeto. O PMBOK considera como fator de
qualidade em gestão de projetos o atendimento aos padrões das normas ISO (pág.
255)
"A abordagem básica do gerenciamento da
qualidade descrita nesta seção pretende ser compatível com os padrões de
qualidade da Organização internacional para padronização (ISO). Todos os
projetos devem ter um plano de gerenciamento da qualidade. As equipes de
projeto devem seguir o plano de gerenciamento da qualidade e dispor de dados
que comprovem a conformidade com o mesmo."
Ainda sobre o atendimento e alcance da
compatibilidade com a ISO, o PMBOK prevê algumas abordagens modernas de
gerenciamento da qualidade para minimizar a variação e entregar resultados que
cumpram os requisitos definidos. A melhoria contínua está elencada dentre as 5
abordagens citadas no PMBOK, como segue:
- Satisfação do cliente;
- Prevenção ao invés de inspeção;
- Melhoria contínua;
- Responsabilidade da gerência e;
- Custo da qualidade (CDQ).
O PMBOK define a abordagem da Melhoria
Contínua (pág. 256) da seguinte forma:
Melhoria contínua. O ciclo PDCA
(planejar-fazer-verificar-agir) é a base para a melhoria da qualidade conforme
definida por Shewhart e modificada por Deming. Além disso, as iniciativas de
melhoria da qualidade tais como o Gerenciamento da qualidade total (GQT), seis
sigma e Lean seis sigma devem aprimorar a qualidade do gerenciamento do projeto
e também a qualidade do produto do projeto. Os modelos de melhoria de processos
geralmente usados incluem Malcolm Baldrige, Modelo de maturidade organizacional
em gerenciamento de projetos (OPM3®) e Modelo integrado de maturidade e de
capacidade (CMMI®).
Dentro da área de conhecimento da gestão da
qualidade, o PMBOK prevê 3 processos:
“8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade —
O processo de identificação dos requisitos e/ou padrões da qualidade do projeto
e suas entregas, além da documentação de como o projeto demonstrará a
conformidade com os requisitos e/ou padrões de qualidade;
8.2 Realizar a garantia da qualidade — O
processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições
do controle de qualidade para garantir o uso dos padrões de qualidade e das
definições operacionais apropriadas e;
8.3 Realizar o controle da qualidade — O
processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades
de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias.”
Cada processo possui entradas, ferramentas
e técnicas e saídas. Destacamos abaixo um quadro com as ferramentas e técnicas
dos 3 processos (pág. 257 PMBOK) (em vermelho) para evidenciar a existência de
ferramentas de GMC consideradas no PMBOK como melhores práticas na gestão de
projetos. Percebe-se que também tanto nas entradas como nas saídas há
competências de GMC, como por exemplo as medições do controle de qualidade ou
as métricas de qualidade.
Segue abaixo quadro do PMBOK (pág. 258) com
a relação dos grupos de processos com as rotinas de qualidade e Melhoria
Contínua:
Conclusão
As ferramentas de Melhoria Contínua têm sua
aplicabilidade em diversas áreas e metodologias, e dentro do universo da gestão
de projetos está inserida na área de gestão de qualidade.
Percebe-se que é difícil mensurar o que é
uma melhor prática em Melhoria Contínua e qualidade quando se estuda gestão de
projetos. O PMBOK, mesmo já em sua 5.ª Edição, sendo editado há mais de 18 anos,
não elenca ferramentas específicas para etapas de processos específicos para a
garantia da qualidade. Um dos termos utilizados no processo 8.1 corrobora este
fato, no item 7 das ferramentas e técnicas, onde se lê: “ferramentas adicionais de
planeamento da qualidade”.
É preciso ter domínio não só das
ferramentas como também de toda gestão de Melhoria Contínua quando se pretende
utilizar os padrões de qualidade em outras áreas de conhecimento como a gestão
de projetos.
Artigo escrito por:
André Luis Quintino Principe
Mestrando em Economia e Gestão da Inovação pela Universidade do Porto
Advogado, Consultor e Gestor em Projetos de reorganização empresarial
Pós-graduado em Gestão de Projetos pela Uninove (São Paulo/Brasil)
Certificado em Gestão de Projetos pela New York University - http://nyuscps.basno.com/omx6iq33#info
Colaborador do Creative Mornings Porto http://creativemornings.com/cities/opo
Mestrando em Economia e Gestão da Inovação pela Universidade do Porto
Advogado, Consultor e Gestor em Projetos de reorganização empresarial
Pós-graduado em Gestão de Projetos pela Uninove (São Paulo/Brasil)
Certificado em Gestão de Projetos pela New York University - http://nyuscps.basno.com/omx6iq33#info
Colaborador do Creative Mornings Porto http://creativemornings.com/cities/opo
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