segunda-feira, 23 de fevereiro de 2015

Melhoria Contínua sob a ótica da gestão de projetos no PMBOK

1) Introdução

Quando se fala em Gestão de Melhoria Contínua, logo relacionamos o assunto ao uso de ferramentas de gestão e de qualidade. Algumas das ferramentas a ser estudadas na cadeira de GMC no Mestrado em Gestão Comercial da UP são:
  • Lean Thinking;
  • Six Sigma;
  • Lean Six Sigma;
  • TOC;
  • QFD;
  • DMAIC;
  • DMADV;
  • VoC;
  • TPM;
  • VSM;
  • DBR;
  • 5S;
  • Kaisen.

Cada uma dessas ferramentas tem uma finalidade específica, porém, todas tem em comum agregar valor ao negócio onde será implementada, seja focando um produto, um processo ou a análise (interna ou externa) do negócio.

Muitas das ferramentas de Melhoria Contínua têm seu uso considerado como de melhores práticas no âmbito da gestão de projetos. É nesse contexto que este post se situará: explicar a relevância das ferramentas de GMC em outros campos, nesse caso, na seara da gestão de projetos. Para isso, falar-se-á sobre O PMI e o PMBOK, que são as referências desta área de conhecimento.

2) O Project Management Institute – PMI e o Project management body of Knowledge - PMBOK

O PMI - Project Management Institute (www.pmi.org) é um órgão sem fins lucrativos com a finalidade de consolidar e disseminar as melhores práticas de gestão de projetos em todo mundo. Conta atualmente com 2,9 milhões de afiliados e foi criado em 1969.

O PMI consolida toda a pesquisa e evolução da metodologia e melhores práticas de gestão de projetos por meio do guia PMBOK – Project Management Body of Knowledge[1]. A seguir veremos um breve histórico e a estrutura do guia PMBOK.

3) Histórico do Guia PMBOK[2]

Desde a fundação do PMI, foram lançadas 5 versões do PMBOK, sendo:
  • A primeira versão em 1996;
  • A segunda versão em 2000;
  • A terceira versão em 2004;
  • A quarta versão em 2009;
  • A quinta versão e atual em 2013.

Percebe-se que aproximadamente de 4 em 4 anos o PMI recicla e atualiza o conteúdo do PMBOK, lançando uma nova versão com as adições, subtrações e demais alterações sobre as melhores práticas em gestão de projetos, de acordo com os inputs vindos de toda a comunidade filiada ao PMI.

4) Estrutura do Guia PMBOK

O Guia do PMBOK está estruturado em:
  • Áreas de conhecimento;
  • Grupos de processos (ou fases ou estágios) e;
  • Processos, contendo entradas, ferramentas e técnicas e saídas.

As áreas de conhecimento são as competências principais que devem ser geridas pelo gestor do início ao fim de um projeto. O PMBOK 5 contempla 10 áreas, ao invés das 9 anteriormente elencadas pela versão anterior do PMBOK. A nova área é a gestão dos stakeholders ou envolvidos do projeto. As 10 áreas são:
  1. Gestão de integração do projeto;
  2. Gestão do escopo do projeto;
  3. Gestão de tempo do projeto;
  4. Gestão de custos do projeto;
  5. Gestão da qualidade do projeto;
  6. Gestão de recursos humanos do projeto;
  7. Gestão das comunicações do projeto;
  8. Gestão de riscos do projeto;
  9. Gestão de aquisições do projeto e;
  10. Gestão de envolvidos do projeto (adicionada na 5ª Edição).

Os grupos de processos são divididos em 5 fases ou estágios, a seguir:
  1. Iniciação;
  2. Planeamento;
  3. Execução;
  4. Monitoramento e Controle e;
  5. Encerramento.
O PMBOK 5 ainda possui 47 processos, 5 processos a mais do que na versão anterior. Os processos estão organizados e divididos dentro das 5 fases ou estágios (grupos de processos) da seguinte forma:
  1. Iniciação (2 processos);
  2. Planeamento (24 processos);
  3. Execução (8 processos);
  4. Monitoramento e Controle (11 processos) e;
  5. Encerramento (2 processos).

Para quem quiser conhecer melhor cada um dos processos e a estrutura do PMBOK, indico o website do Gestor de Projetos Ricardo Vargas, que disponibiliza um ótimo fluxo de processos do PMBOK, disponível gratuitamente para download no endereço abaixo:

5) A melhoria contínua no PMBOK.

A palavra “melhoria contínua é citada 5 vezes nas 595 páginas do PMBOK 5. A maior parte das citações é feita na área de conhecimento Gestão da Qualidade do projeto. O PMBOK considera como fator de qualidade em gestão de projetos o atendimento aos padrões das normas ISO (pág. 255)

"A abordagem básica do gerenciamento da qualidade descrita nesta seção pretende ser compatível com os padrões de qualidade da Organização internacional para padronização (ISO). Todos os projetos devem ter um plano de gerenciamento da qualidade. As equipes de projeto devem seguir o plano de gerenciamento da qualidade e dispor de dados que comprovem a conformidade com o mesmo."

Ainda sobre o atendimento e alcance da compatibilidade com a ISO, o PMBOK prevê algumas abordagens modernas de gerenciamento da qualidade para minimizar a variação e entregar resultados que cumpram os requisitos definidos. A melhoria contínua está elencada dentre as 5 abordagens citadas no PMBOK, como segue:
  • Satisfação do cliente;
  • Prevenção ao invés de inspeção;
  • Melhoria contínua;
  • Responsabilidade da gerência e;
  • Custo da qualidade (CDQ).

O PMBOK define a abordagem da Melhoria Contínua (pág. 256) da seguinte forma:

Melhoria contínua. O ciclo PDCA (planejar-fazer-verificar-agir) é a base para a melhoria da qualidade conforme definida por Shewhart e modificada por Deming. Além disso, as iniciativas de melhoria da qualidade tais como o Gerenciamento da qualidade total (GQT), seis sigma e Lean seis sigma devem aprimorar a qualidade do gerenciamento do projeto e também a qualidade do produto do projeto. Os modelos de melhoria de processos geralmente usados incluem Malcolm Baldrige, Modelo de maturidade organizacional em gerenciamento de projetos (OPM3®) e Modelo integrado de maturidade e de capacidade (CMMI®).

Dentro da área de conhecimento da gestão da qualidade, o PMBOK prevê 3 processos:
8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade — O processo de identificação dos requisitos e/ou padrões da qualidade do projeto e suas entregas, além da documentação de como o projeto demonstrará a conformidade com os requisitos e/ou padrões de qualidade;
8.2 Realizar a garantia da qualidade — O processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições do controle de qualidade para garantir o uso dos padrões de qualidade e das definições operacionais apropriadas e;
8.3 Realizar o controle da qualidade — O processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias.”

Cada processo possui entradas, ferramentas e técnicas e saídas. Destacamos abaixo um quadro com as ferramentas e técnicas dos 3 processos (pág. 257 PMBOK) (em vermelho) para evidenciar a existência de ferramentas de GMC consideradas no PMBOK como melhores práticas na gestão de projetos. Percebe-se que também tanto nas entradas como nas saídas há competências de GMC, como por exemplo as medições do controle de qualidade ou as métricas de qualidade.


Segue abaixo quadro do PMBOK (pág. 258) com a relação dos grupos de processos com as rotinas de qualidade e Melhoria Contínua:  


Conclusão

As ferramentas de Melhoria Contínua têm sua aplicabilidade em diversas áreas e metodologias, e dentro do universo da gestão de projetos está inserida na área de gestão de qualidade.

Percebe-se que é difícil mensurar o que é uma melhor prática em Melhoria Contínua e qualidade quando se estuda gestão de projetos. O PMBOK, mesmo já em sua 5.ª Edição, sendo editado há mais de 18 anos, não elenca ferramentas específicas para etapas de processos específicos para a garantia da qualidade. Um dos termos utilizados no processo 8.1 corrobora este fato, no item 7 das ferramentas e técnicas, onde se lê: “ferramentas adicionais de planeamento da qualidade”.

É preciso ter domínio não só das ferramentas como também de toda gestão de Melhoria Contínua quando se pretende utilizar os padrões de qualidade em outras áreas de conhecimento como a gestão de projetos.

Artigo escrito por:

André Luis Quintino Principe
Mestrando em Economia e Gestão da Inovação pela Universidade do Porto
Advogado, Consultor e Gestor em Projetos de reorganização empresarial
Pós-graduado em Gestão de Projetos pela Uninove (São Paulo/Brasil)
Certificado em Gestão de Projetos pela New York University - http://nyuscps.basno.com/omx6iq33#info
Colaborador do Creative Mornings Porto http://creativemornings.com/cities/opo


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